Los contratistas independientes pueden ser un activo real para su negocio. Pueden tomar el relevo cuando su carga de trabajo es especialmente pesada, pero no es un problema liberarlos cuando la carga de trabajo se ralentiza o cuando se completa un trabajo en particular. A menudo, también pueden ahorrarle dinero a su empresa, ya que no tiene que pagar beneficios, compensación laboral, costos de nómina y todos los gastos diversos que vienen con un empleado.

Una vez que haya decidido que los contratistas independientes son el camino a seguir, debe saber que está siguiendo las reglas más recientes y las leyes laborales adecuadas. Tenga la seguridad de que no han cambiado … mucho.

Realidad Económica

El Departamento de Trabajo trató de implementar una prueba de “Realidad Económica” que hubiera hecho que la contratación independiente fuera determinante sobre si un trabajador era o no económicamente independiente del empleador. Ese es un determinante bastante fácil. Habría hecho la vida mucho más fácil para todas las empresas que utilizan contratistas independientes. Casi pasó. Desafortunadamente, en marzo, el Departamento de Trabajo de la administración de Biden retrasó esa iniciativa y finalmente canceló el fallo. Por lo tanto, las reglas que determinan la condición de contratista independiente siguen siendo tan ambiguas como siempre.

Probablemente también escuchó el debate en California principalmente sobre los conductores de Uber y su condición de contratista independiente. Se consideró de manera similar en otros estados. En pocas palabras, tenía que ver con un memorando de la Junta Nacional de Relaciones Laborales que determinaba que los conductores de Uber eran contratistas independientes y no empleados según la Ley Nacional de Relaciones Laborales. Los estados individuales pueden clasificar a los conductores de Uber y a otros como empleados, pero es mucho más difícil para ellos hacerlo.

Debido a estos poderes estatales para reclasificar a los trabajadores por separado de las Regulaciones Laborales Nacionales, es esencial que conozca las clasificaciones individuales de su estado y siempre consulte con su abogado o asesor financiero en relación con los contratistas independientes.

Pautas del IRS

Un contratista independiente es:

• No retienes impuestos. Son responsables de todos sus propios impuestos.
• Le facturan su sueldo y, por lo tanto, no pueden reclamar el desempleo.
• Tienen una fecha de finalización cuando se completa el trabajo.
• Técnicamente, puede decirles qué hacer, pero no cómo hacerlo (porque son sus propios jefes).
• Proporcionan sus propias herramientas y suministros para el trabajo.
• El contratista independiente tiene la oportunidad de obtener ganancias o pérdidas.

Hay consideraciones que deben tenerse en cuenta al contratar a un contratista independiente. Por ejemplo, siempre debe tener un contrato vigente. Sin uno, su empresa es vulnerable. No solo para entablar litigios por problemas relacionados con el desempeño deficiente, sino también ante las autoridades tributarias, laborales y de empleo, y las compañías de seguros. Todos esperan contratos vigentes que indiquen que su contratista no está sujeto a retenciones ni beneficios. El contrato también lo protege de que el contratista luego afirme que era un empleado.

Este contrato también debe describir claramente el alcance del trabajo esperado, las fechas de inicio y finalización y la compensación que se otorgará. Es útil si también se indica el lugar donde se realizará el trabajo. Por ejemplo, si va a contratar a un profesional de TI o de ingeniería, puede proporcionarle un espacio de oficina. Si va a contratar a un bloguero o un redactor de discursos, por ejemplo, es más probable que trabajen desde su propia oficina o espacio en casa.

Ética

Considere la ética de tratar a trabajadores similares de manera diferente. Si tiene instaladores de ventanas que trabajan por horas y contratan a contratistas independientes que son trabajadores a destajo o se les paga un precio fijo por todo el trabajo, comienza a encontrarse con el problema de que los contratistas independientes se toman descansos o dejan el trabajo cuando lo desean. Esa es su prerrogativa. No tienes nada que decir sobre eso. Recuerde, tiene derecho a decirles qué hacer, pero no cómo hacerlo. Incluso si explica esto a sus empleados por horas, no lo entenderán completamente y no se sentirán justificados al hacerlo. Intentarán aprovechar las ventajas que ven que obtienen los contratistas independientes. Como resultado, puede experimentar cierto rechazo o resentimiento por parte de sus empleados.

Es mejor contratar a los contratistas independientes para un trabajo completamente separado. Mantenlos separados en lugar de alentar cualquier tipo de insurgencia. La paz entre las tropas es la primera responsabilidad de la administración.

Sin embargo, no permita que esta consideración le impida contratar contratistas independientes porque pueden ser exactamente lo que necesita para impulsarlo a través de un aumento temporal en el trabajo o ayudarlo con un proyecto importante que debe completarse o entregarse de manera oportuna. Un gran ejemplo es obtener la aprobación para la financiación del proyecto y descubrir rápidamente que no tiene suficientes desarrolladores de software o ingenieros para construir ese portal web sofisticado o hacer algún trabajo de modelado de simulación. Lo último que desea hacer es encontrarse luchando para encontrar contratistas calificados para realizar este trabajo. La planificación avanzada para calificar a los contratistas es siempre una buena práctica comercial.

Los contratistas independientes que vienen listos para comenzar a trabajar son solo el boleto. Solo asegúrese de que también vengan con contratos.

Trabajo Remoto

Otra consideración a tener en cuenta dado el panorama actual de cómo se contratan consultores es la opción de trabajo remoto o híbrido (una combinación de in situ y remoto). Muchas empresas que no necesitan tener un contratista en el lugar están optando por la opción remota. Sin embargo, esto conlleva cierto riesgo. Si necesita contratar a un ingeniero que debe estar en la planta realizando estudios de tiempos, por ejemplo, la opción remota probablemente no funcionaría.

Como ocurre con todas las cosas en la vida, existen algunas áreas grises con los contratistas independientes. Es decir, la medida en que reembolsa a los trabajadores por sus gastos comerciales. Si el contratista tiene que hacer un viaje especial fuera de la ciudad para realizar trabajos en el lugar en otro lugar, ¿compensa el tiempo y el combustible? Técnicamente, estas cosas deberían tenerse en cuenta en el contrato. Los reembolsos podrían revisarse en una disputa de clasificación. Sin embargo, una empresa generosa y un pequeño contratista deberían resolver estas cosas con el fin de mantener una relación de trabajo mutuamente beneficiosa.

Pago

Otra área gris muy importante que notará que queda fuera de los puntos anteriores es el pago. No existe una regla del IRS que diga que no puede pagarle a un contratista independiente por hora. Sin embargo, difumina la línea divisoria entre empleado y contratista. Y esta es una de esas cosas que pueden levantar una bandera roja. Hay diferentes tipos de acuerdos de participación que una empresa puede hacer con un contratista. Un compromiso basado en “hitos”, un compromiso de “una tarifa de proyecto” y un compromiso por hora (temporizador y materiales) para redondearlo. Dependiendo de sus necesidades específicas, puede ser necesario idear una alternativa de compensación creativa. Por ejemplo, si su contratista llega al trabajo sin las herramientas adecuadas, podría proporcionárselas y luego cobrarlas, restando el costo de las herramientas del contrato. De esta manera, ya no le está proporcionando las herramientas al contratista, sino que se las está vendiendo. Y seguir estando dentro de las Pautas para contratistas independientes del IRS.

Los contratistas independientes siempre serán necesarios para administrar eficazmente su negocio. Cada vez más a medida que COVID cambia la estructura del panorama laboral profesional tal como lo conocemos hoy. Es importante comprender y seguir las reglas necesarias para utilizarlas con éxito en su negocio.